طريقة اختيار وقت خصم المخزون من الطلبات

إذا كنت تتساءل متى يُخصم المخزون من طلباتك فالقرار لك. افتراضيًا ينقص المخزون عند تأكيدك للطلب. وإذا أردته أن ينقص لحظة تقديم العميل للطلب فمفتاح واحد يفعل ذلك. يشرح لك هذا الشرح الطريقتين، وحالة مؤكد، واختيار المخازن.

قبل أن تبدأ

لا يتحرك المخزون إلا للمنتجات التي فعّلت لها تتبع المخزون. اقرأ طريقة متابعة مخزون المنتجات في متجرك الإلكتروني أولًا إذا لم تضبط ذلك بعد.

• قرر التوقيت الذي يناسبك. التأكيد أولًا يعني أن الطلبات التي لا تؤكدها لا تحجز مخزونك. والخصم عند التقديم يعني أن المخزون ينقص بمجرد أن يطلب العميل.
• إذا كنت تستخدم المخازن فتأكد من إنشاء كل مخزن لتختاره في الطلب.

متى يُخصم المخزون من الطلبات

للطلبات حالة مؤكد بين تم الطلب وقيد التحضير. ينقص المخزون عندما تنقل الطلب إلى مؤكد أو أي خطوة بعده. وطلبات البطاقة لا ينقص مخزونها إلا بعد نجاح الدفع. وإذا ألغيت طلبًا أو فشل الدفع بالبطاقة يعود المخزون.

1. افتح إدارة الشركة وانتقل إلى تبويب الطلبات.

   

2. اترك خصم المخزون عند تقديم الطلب متوقفًا ليُخصم عند التأكيد، أو فعّله ليُخصم عند التقديم. ثم اضغط حفظ التغييرات.

   

3. افتح كل الطلبات واضغط على طلب، ثم اضغط تحديث الحالة واختر مؤكد. بعدها تعرض صفحة طلبات عميلك تم تأكيد الطلب.

   

ومع المخازن تظهر بطاقة تخصيص المخزون أسفل منتجات الطلب بعد التأكيد. اختر مخزنًا لكل منتج، أو اضغط استخدم مخزنًا واحدًا للكل لتحديدها بضغطة واحدة.

اختيار المخزن لكل طلب

المتاجر التي تستخدم المخازن ترى بطاقة تخصيص المخزون وفيها تم تخصيص N من M. قبل تأكيد الطلب يظهر لكل منتج يُختار بعد تأكيد الطلب لأن المخزون لم يُخصم بعد. وبعد التأكيد اختر المخزن الذي يخرج منه كل منتج. ومع مخزن واحد يُختار تلقائيًا ويظهر تلقائي. وبعد شحن الطلب أو توصيله أو إلغائه لا يمكن تغيير المخزن، فاخترْه قبل الشحن.

عندما ينزل المخزون تحت الصفر

التأكيد لا يتعطل أبدًا. إذا طلب عميلان آخر قطعة وأكدت الطلبين، يمر الطلب الثاني أيضًا ويظهر لك تنبيه: أصبح مخزون بعض منتجات هذا الطلب أقل من صفر. راجع المخزون. جدّد المخزون أو تواصل مع العميل.

أي توقيت تختار؟

التأكيد أولًا، وهو الوضع الافتراضي، يناسب أغلب المتاجر. تراجع كل طلب بنفسك، مثلًا باتصال أو رسالة على واتساب، قبل أن يتحرك أي مخزون. والطلبات التي لا تؤكدها أو يتركها العميل لا تحجز مخزونك، فلا يظهر منتج على أنه نفد بسبب طلبات لن تتم.

أما الخصم عند التقديم فيناسب المتاجر التي تشحن أغلب طلباتها فورًا، مثل المنتجات الجاهزة مع توصيل سريع. ينقص المخزون لحظة وصول الطلب فلا تَعِد بالقطعة نفسها مرتين. والمقابل أن الطلب الوهمي أو الملغي يحجز المخزون حتى تلغيه.

يمكنك تغيير الإعداد في أي وقت من نفس التبويب. جرّب الطريقة الافتراضية أسبوعين ثم قرر هل تناسب طريقة عملك، وإذا لاحظت أن المخزون يتأخر عن الواقع فانتقل إلى الخصم عند التقديم.

مثال سريع

عندك 5 قطع من منتج وطلب عميل قطعتين. مع الإعداد الافتراضي يبقى المخزون 5 حتى تضغط مؤكد، ثم يصبح 3. ومع تفعيل الخصم عند التقديم يصبح 3 لحظة وصول الطلب. وفي الحالتين إذا ألغيت الطلب يعود المخزون إلى 5.

ماذا عن الطلبات المفتوحة بالفعل؟

الطلبات التي قُدّمت قبل تغيير الإعداد تتبع القاعدة الجديدة عندما تنقلها للخطوة التالية. نقل الطلب إلى مؤكد أو قيد التحضير أو تم التغليف أو تم الشحن أو تم التوصيل يخصم مخزونه مرة واحدة فقط ولا يخصمه مرتين. وإذا فعّلت إعداد التقديم لاحقًا فالطلبات الجديدة هي التي تبدأ بخصم المخزون عند تقديمها.

أخطاء شائعة

• توقع نقص المخزون عند طلب العميل: افتراضيًا ينقص عند تأكيدك.
• عدم تأكيد الطلبات: يبقى المخزون كما هو حتى تؤكد، فأكّد الطلبات التي ستنفذها.
• اختيار المخزن متأخرًا: يُقفل بعد الشحن.
• إيقاف التتبع في المنتج: المنتج غير المتتبع لا يتحرك مخزونه أبدًا.

مهام مرتبطة

فعّل التتبع مع طريقة متابعة مخزون المنتجات في متجرك الإلكتروني. واعرف كيف يدفع عملاؤك مع طريقة معرفة كيف يدفع عملاؤك طلباتهم، واقرأ ما تغيّر في أكّد الطلبات واختر متى ينقص المخزون.